Tøffe tak for mange ledere   -    Hva kan gjøres for å bedre situasjonen?

På mange arbeidsplasser er det vanskelig å rekruttere og beholde flinke arbeidstakere, sykefraværet er høyt, ledere opplever de har liten tid til ledelse, blir slitne og medarbeiderne opplever lite støtte og tilbakemeldinger fra sin nærmeste leder. En ond sirkel har oppstått. Vi har stor medfølelse med de som sliter, derfor ønsker vi å gi noen tips vi vet har positiv effekt.

To sektorer som sliter mest, er helse og undervisning; jfr de tre tabellene under.

Tabellene vi viser til er fra 2019, og er de siste oppdaterte statistikker for aktuelle områder, registrert på stami.no.  Vår erfaring er at situasjonen er ikke noe bedre i dag etter år med pandemi. 

Kommentarene knyttet til tabellene er også hentet fra stami.no. 

Den første tabellen omhandler legemeldt sykefravær:

Sykefravær over 16 dager medfører om lag 24 millioner tapte dagsverk per år, tilsvarende 4,3 prosent av mulige dagsverk. Denne prosenten har vært relativt stabil siste 10-årsperiode. Sykefraværet over 16 dager varierer fra 2,0 prosent til 7,3 prosent mellom yrker.

Sykefravær koster sysselsatte, virksomhetene og samfunnet betydelige beløp hvert eneste år. Det er et sammensatt fenomen og påvirkes av sosiale, økonomiske og individuelle forhold samt arbeidsmiljøforhold. Det forebyggende arbeidsmiljøarbeidet på hver enkelt arbeidsplass er derfor viktig for å redusere arbeidsrelatert sykefravær og frafall.

De to neste tabellene omhandler det psykososiale arbeidsmiljøet.

Ledelse er et sammensatt fenomen. I arbeidsmiljøforskningen har man vært særlig opptatt av de aspektene ved ledelse som påvirker ansattes helse og trivsel, og dette er belyst i flere nyere norske studier. Ansatte som opplever lederen som bemyndigende, rettferdig og støttende, ser ut til å ha en lavere risiko for senere psykiske plager og sykefravær.

Om lag 10 prosent av alle ansatte opplevde i 2019 lite støttende ledelse. Denne andelen har vært nokså stabil over tid. Forekomsten av lite støttende ledelse er lavest innen helsesektoren, hvorav sykehjem og sykehustjenesten er blant de med lavest score.

Nærmere 30 prosent oppgir i 2019 at de sjelden eller aldri får tilbakemeldinger fra sin nærmeste leder på hvordan de utfører jobben. Denne andelen har ligget på om lag samme nivå over tid. Helse og undervisning er blant de med lavest score. 

Er det mulig å snu denne onde sirkelen?

Ja, mener vi, men da må du som leder være villig til å sette inn tiltak som virker basert på forskning og erfaring.

Vi har mange års erfaring fra helsesektoren. Flere tiltak som er blitt iverksatt de siste årene,  har hatt kortvarig effekt. Årsakene kan være mange, men en langvarig og positiv endring, opplever vi i enheter hvor lederspennet er lite og hvor lederen ser nytten av å styrke sine relasjonelle ferdigheter og ha et kontinuerlig fokus på forbedring.

Enhetene bør ikke være større enn at du som leder har muligheten til å lede dine medarbeidere. Eksakt størrelse er vanskelig å si, men det handler om nærledelse; det vil si at du som leder har muligheten til å bli kjent med den enkelte medarbeider gjennom samtaler, prosesser, samarbeid og målarbeid.

Selv om gode arbeidsmiljø er et resultat av den enkelte medarbeiders samhandling, atferd og kommunikasjon, så er du som leder den viktigste brikken i dette samspillet. Du er rollemodellen og en snuoperasjon må starte med deg.

Her er noen tips:

1.  Styrk dine relasjonelle ferdigheter

Hvis du ønsker å skape et sunt og godt arbeidsmiljø med høy grad av psykologisk trygghet, så er dine relasjonelle ferdigheter kjernen i all ledelse.

En hyggelig atmosfære på arbeidsplassen, er ikke ensbetydende med at psykologisk trygghet er til stede.

Det som kjennetegner arbeidsmiljø med psykologisk trygghet, er at:

• Leder er en relasjonsleder; tenker utenfor boksen, omtenksom, inspirerende og viser organisasjonens verdier gjennom atferd og kommunikasjon.
• Leder har et positivt læringssyn: Alle medarbeidere kan utvikle seg.
• Menneskene er i sentrum, og det å være seg selv er akseptert.
• Leder og medarbeidere er trygge på hverandre og våger å være uenige; de byr på seg selv og viser sårbarhet.
• Leder og medarbeidere våger å komme med kritiske uttalelser som blir tatt imot som et utgangspunkt for utvikling, ikke som personlig kritikk. De vil hverandre vel.
• Leder og medarbeidere konfronterer uønsket/destruktiv atferd.
• Leder og medarbeidere innrømmer tabber og feil; blir mer kreative og trygge på hverandre.

Forskning viser at arbeidsmiljø preget av psykologisk trygghet har tilfredse arbeidstakere, mindre sykefravær og lettere for å beholde og rekruttere dyktige ansatte.

Relasjonelle ferdigheter kan styrkes ved å bli bedre kjent med dine styrker og utfordringer som leder. Det gir deg en bedre forståelse av deg selv, slik at du blir mer bevisst på hvordan du blir oppfattet av andre og tilpasser din atferd og kommunikasjon ut fra den du leder.

Kanskje du har lagt merke til at du har lettere for å lede personer som fokuserer mer på å bygge relasjoner og få folk involvert?

Eller kanskje du er mer komfortabel med å samarbeide med personer som har en humørfylt tilnærming, enn personer som analyserer alt de gjør?

Eller kanskje du syns det er enklere å forholde seg til personer som er mer aksepterende enn skeptiske?

Mennesker er forskjellige, og noen er det lettere for deg å komme i kontakt med en andre. Som leder er du avhengig av å kommunisere godt med alle dine forskjellige medarbeidere, for å skape et sunt og godt arbeidsmiljø med høy grad av psykologisk trygghet.

Det finnes flere verktøy og metoder som kan hjelpe deg til å bli bedre kjent med dine styrker og utfordringer som leder. Vi har valgt å bruke kartleggings- og refleksjonsverktøyet Everything DiSC® fra Wily. Everything DiSC® Workplace er sertifisert av Det Norske Veritas som et verktøy til utvikling på arbeidsplassen.

Fordelen med å bruke et anerkjent verktøy som kartlegger dine styrker, er at du på en effektiv og konstruktiv måte blir bedre kjent med deg selv, og raskt finner ut hvordan du kan styrke dine relasjonelle ferdigheter, i samhandlingen med dine medarbeidere og andre kolleger.

2. Få det beste ut av dine medarbeidere.

Når du som leder skaper en kultur og et miljø for at dine medarbeidere kan prestere bedre, vil medarbeiderne gjøre hverandre bedre, som videre påvirker positivt din arbeidsdag.

Frykten for å mislykkes ligger i oss alle og påvirker vår trygghet på jobb. Denne utryggheten øker i takt med reduserende grad av psykologisk trygghet i et arbeidsmiljø.

Grad av trygghet kan variere medarbeiderne imellom. Noen kan være trygg et sted og mindre et annet sted. 

Den kjente danske filosofen og forfatteren Søren Kirkegaard skrev: Skal man hjelpe en annen, må man først finne ut hvor han er, og møte ham der. Det er det første bud i all hjelpekunst.

Dette sitatet peker på en vesentlig anerkjennelse; du må forstå andre for å kunne hjelpe dem, eller lede dem.

Ledelse skjer i interaksjon med dine medarbeidere. Du må vær bevisst på hvem du leder, hvordan du skaper tillit, og hvordan du leder dine medarbeidere.

Tillit er grunnmuren i et miljø preget av psykologisk trygghet. Det å skape tillit krever innsikt om egen lederatferd og de menneskene du leder. Innsikt er imidlertid ikke nok, du må også trene på å tilpasse din lederatferd til de menneskene du leder. Å bygge tillit tar tid, men å ødelegge tilliten kan skje på et øyeblikk.

Dessverre er det ofte slik at du som leder, får lite konstruktiv feedback fra dine medarbeidere. De fleste medarbeidere vil ofte holde sine tanker for seg selv, eller snakke med kolleger, når du ikke er til stede.

Hvordan skal du bli en bedre leder, hvis det ikke er noen som tør å gi deg feedback? Hvordan skal du vite om det er problemer som skal ryddes opp i, hvis ingen står frem og forteller det? Dette er utfordringer som finnes på de fleste arbeidsplasser.

Her er noen tips :

• Involver dine medarbeidere ved å be om deres meninger, ideer og forslag.
  Det forutsetter at du er oppriktig interessert i den andres mening.
  Medarbeidersamtalen og interne målinger kan være nyttige verktøy å bruke her.
• Lytt mer enn du snakker
  Hvis du tar over samtalen, vil du fremstå som en som alltid har noe viktigere å si. En god lytter er konsentrert når andre snakker. Lytt med hjertet ikke bare med hodet.
• Vær nysgjerrig, åpen og interessert i det som blir sagt.
  Ved å være nysgjerrig, kan du finne medarbeiderens talenter og motivasjon. Vis at du er nærværende, ved å gi uttrykk for at du er der og at du "ser" vedkommende. Still spørsmål og bekreft (ved for eksempel å nikke, si "hmm" eller "ok"). Åpne armer, entusiasme i stemmen og øyekontakt, viser at du følger med.
• Skap et miljø med psykologisk trygghet.
  Du og dine medarbeidere er personlig kjent med hverandre, forstår hverandres likheter og ulikheter, bærer ikke nag til hverandre, innrømmer feil, gir æren til den som fortjener det, deler feil og suksesser på jobben og unngår usivilisert oppførsel (fornærmede ytringer, beskyldninger, bagatellisering av innsats, ekskludering og smelling med dører, kjefting, bruk av hersketeknikker, bevisst forskjellsbehandling av medarbeidere, blir oversett m.m.).

 Forskning viser at på grunn av usivilisert oppførsel, som vi vet eksisterer på mange på mange         arbeidsplasser..... (Kilde. Christine Porath)

• Mister 80% av medarbeiderne oppmerksomheten på sine arbeidsoppgaver
• 50% reduserer tiden de tilbringer på jobb, ved for eksempel å sykmelde seg
• 12% slutter i jobben

En kultur preget av psykologisk trygghet er ikke fri for konflikter, men de håndteres før de eskaleres. Uenighet og uoverensstemmelser er ingen konflikt, men er sunt for miljøet, når de håndteres konstruktivt.

3. Ha klare ambisjoner som leder - viktig for å lykkes

Ha klare ambisjoner, eller å sette deg mål og skape resultater, er det ultimate formålet med ledelse, hvis du ønsker å lykkes.

Det å sette seg mål og realisere dem vil hjelpe deg til å håndtere hverdagen bedre og redusere stress, slik at du kan få mer energi, trygghet og anerkjennelse som leder.

Det handler også om tydelighet og forutsigbarhet for dine medarbeidere; alle vet hva de skal gjøre og hvorfor de er der.

Dette vil hjelpe deg til å bli den beste utgaven av deg selv som leder.

Områdene du bør definere dine ambisjoner og mål innen er:

• Utvikling av eget lederskap
• Utvikling av kultur og miljø på arbeidsplassen
• Utvikling av dine medarbeidere
• Utvikling av tjenesteleveransen