Tips for å lykkes med sykefraværsoppfølgingen

For å få et stabilt lavt sykefravær, kreves det systematisk jobbing over tid; med både individuell oppfølging av ansatte med sykefravær og det psykososiale arbeidsmiljøet (inkludert ivaretakelse av ansatte som er på jobb). I denne bloggen har vi fokus på den individuelle oppfølgingen av ansatte med sykefravær.

Når sykefraværet er høyt over tid, er det ikke alltid like lett tilgang på vikarer, så den nærmeste leder kommer ofte i skvisen mellom ledelse og deltakelse i drift, hvor drift blir vinneren.

Sykefraværsoppfølging er en lederjobb, og hvordan du som leder følger opp en ansatt som er sykmeldt, eller har høyt sykefravær over tid, kan ha mye å si for utfallet av lengden og hyppigheten på sykefraværet. Du trenger ikke å være alene om dette arbeidet, inkluder med fordel HR, tillitsvalgte, verneombud, NAV Arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten.

Vi gir deg et tips til en prosess for sykefraværsoppfølging. Tipset er basert på egen erfaring, Bransjeprogrammet IA i sykehus og Idébanken.

1. Utarbeide en informasjonsbrosjyre om sykefraværsarbeidet

Utarbeid en kortfattet og oversiktlig brosjyre om sykefraværsarbeidet ved arbeidsplassen. Den informeres om og gjøres lett tilgjengelig for alle ansatte.

Forslag til innhold i brosjyren:

• Varsel om fravær
• Hva du kan forvente at leder spør om i en samtale
• Dokumentasjon av fravær
• Egenmelding
• Sykemelding
• Oppfølging ved langtidsfravær (>16 dager)
• Leders ansvar
• Medarbeiders plikter
• Oppfølgingssamtaler med leder (Tidlig og tett på)
• Oppfølgingsplan med mål og tiltak
• Tilretteleggingsmuligheter
• Eventuelle dialogmøter med NAV og sykemelder 
• Tillitsvalgte og verneombud sin rolle

2. Indentifisere og analysere sykefraværet

De fleste arbeidsplasser har verktøy som kan gi deg som leder oversikt over ansattes sykefravær.

Skaff deg oversikt over:

• Hvor høyt har sykefraværet vært de siste 2 årene?
• Hvor mange ansatte har mer enn 25 dagers sykefravær de siste 12 månedene og om det har vært like høyt over flere år?
• Hvor mange ansatte er sykmeldt pr. dato og hvor lenge har de vært sykmeldt?
  
  

3. Kartlegge muligheter for tilretteleggingstiltak på arbeidsplassen

Hvis du som leder, tillitsvalgte, verneombud, HR og andre på arbeidsplassen vet hvilke muligheter dere har for tilrettelegging på arbeidsplassen, blir det lettere å finne gode løsninger. Det gjelder både før og etter sykmelding.

Sammen med tillitsvalgte, verneombud, HR og eventuelt andre, anbefales det å lage en oversikt over alternative arbeidsoppgaver og andre muligheter dere har for tilrettelegging. 

Hvis arbeidsplassen er stor, med flere avdelinger/enheter; som f.eks. sykehus og kommuner, er det lurt å se tilretteleggingsmuligheter utover egen avdeling/enhet.

4. Tidlig og tett på

Strukturert oppfølging vil kunne trygge ledere til å ta initiativ til tidlig og tett oppfølging også i et forebyggende perspektiv. Dette bør gjøres i samarbeid med tillitsvalgte, verneombud og HR.

25 dager sykefravær eller mer de siste 12 måneder hos en ansatt, kan være en indikasjon på risiko for vedvarende sykefravær. Derfor er det viktig å være tidlig og tett på i dialogen med alle disse ansatte, men også de som er sykmeldt, for å forbygge og redusere langvarig og hyppig sykefravær.

Disse inviteres til samtale:

• Alle ansatte med mer enn 25 dagers sykefravær de siste 12 månedene
• Ansatte med et fraværsmønster som indikerer at tettere dialog er hensiktsmessig
• Ansatte som er sykmeldte

Hvor mange samtaler det er behov for, avhenger av hvor raskt den ansatte er stabilt tilbake fullt i sin opprinnelige stilling eller begynt i en annen jobb.

Det er lurt å følge opp den ansatte med samtaler en tid etter at hen er kommet fullt tilbake på jobb, for å følge opp hvordan det fungerer.

I den første samtalen lages det en plan med mål og konkrete tiltak, for å sikre reduksjon og avklaring av langvarig og/eller gjentakende hyppig sykefravær. Oppfølging og revidering av planen blir et tema i senere samtaler.

Det er leders ansvar å ta tak i dette og ansatte selv har en medvirkningsplikt til å finne gode løsninger for å redusere sitt sykefravær. (Jfr. arbeidsmiljøloven §2-1 og 2-2)

Invitasjonen til den første samtalen i denne oppfølgingsprosessen bør være skriftlig, hvor det kort informeres om hensikten, slik at den ansatte kan forberede seg på hva fokuset i samtalen blir.

Leder kan ha med seg HR eller bedriftshelsetjenesten i samtalene. Den ansatte kan ha med seg en tillitsvalgt eller tillitsperson.

Det skrives referat fra alle samtaler. En viktig dokumentasjon for eventuell framtidig oppfølging og tiltak.

5. Ekspertbistand med tilskudd fra NAV

Har du forsøkt alt, men likevel ikke lykkes å få den ansatte stabilt tilbake på jobb, kan ekspertbistand med tilskudd fra NAV være et alternativ.

Som det står på Idébanken org sine websider, så er ekspertbistand en tilskuddsordning som skal forebygge og redusere sykefravær i enkeltsaker.

Arbeidsgiver kan få tilskudd til å leie inn en nøytral ekspert som kan se situasjonen med nye øyne.

Eksperten foreslår tiltak for å få den ansatte tilbake i jobb, eller annet arbeid hos samme eller en annen arbeidsgiver.

Ekspertbistand kan være aktuelt når:

• En ansatt er eller har vært sykemeldt
• Dere har forsøkt å løse situasjonen på arbeidsplassen, uten å lykkes
• Leder og ansatt er enige om å få inn hjelp
• Leder, ansatte og NAV er enige om at ekspertbistand er det mest hensiktsmessige tiltaket
  
  

👉Ønsker dere bistand til å komme i gang med en tilsvarende prosess? 
👉Eller ønsker dere et bedriftsinternt motivasjonsforedrag/kurs over temaet          sykefraværsarbeid?
      Det kan arrangeres digitalt eller fysisk på arbeidsplassen.
👉Vi gir også ekspertbistand med tilskudd fra NAV.

👉Ta gjerne kontakt for en uforpliktende samtale.