Slik unngår du at konflikter eskaleres

Når du hører ordet konflikt, hva tenker du på? Uenighet? Krangling? Misforståelser? Fiendtlighet? Kompromiss? Finne løsninger? Sladder og såre følelser? Eller kolleger som ikke liker hverandre?

Konflikt er en uoverensstemmelse som vekker sterke følelser og kan være alt fra korte, eksplosive krangler til subtile, langvarige problemer. En konflikt utløser forskjellig atferd; fra destruktive til konstruktive reaksjoner.

Konstruktive reaksjoner er å fokusere på sak og ikke person og unngår ondsinnede personangrep.

Destruktive reaksjoner er det motsatte og kan medføre at det blir vanskelig å løse konflikten, eller hindre den å eskalere.

Uoverensstemmelser/mindre konflikter er naturlig å ha i et arbeidsmiljø, men hvordan kan du hindre at disse utvikler seg til en større konflikt?

Konflikthåndtering er en viktig del av lederrollen. Når du aktivt håndterer konflikter vil hele organisasjonen lære, utvikle seg og bygge tettere relasjoner. Dette er en viktig byggestein.

Jo tidligere du får partene til å snakke sammen, jo større sannsynlighet er det for å finne en god løsning.

Siden konflikt vil se forskjellig ut, avhengig av type konflikt og hvem som er involvert, finnes det ikke et universalsvar. I stedet starter løsningen med deg.

Å håndtere en konflikt er ofte enklere hvis du forstår partenes naturlige tilnærming.

Fem tips 

Tips 1: Vis respekt og forståelse. Ved å vise gjensidig respekt og forståelse for partenes kompetanse, personligheter og liv, er sjansen stor for å lykkes.

Vi mennesker er forskjellige; vi har forskjellige interesser, behov, atferd og kommuniserer ulikt. Vi kan grovt inndele vår atferdstil i 4 grupper (1, 2, 3 og 4):

• er mennesker som primært liker å vinne, ønsker resultater og fremmer personlige prestasjoner. Disse kan være utålmodige og kontante, og liker lite å bli utnyttet og fremstå som svak.I en konflikt, kan disse menneskene vise destruktive reaksjoner som ufølsomhet, utålmodighet, skape vinn-tap-situasjoner, nekter å bøye av og overkjøre andre.
• er mennesker som primært liker anerkjennelse, forståelse og åpenhet. Disse kan bruke lidenskap, impulsivitet og frimodighet for å nå sine mål. Disse liker lite misnøye, det å bli avvist og ikke bli hørt.I en konflikt kan disse menneskene bli alt for emosjonelle, snakker over andre, være impulsiv, glatter over spenninger og går til personangrep.
• er mennesker som primært drives av enighet, aksept og fred og kan vise passiv motstand og inngå kompromisser for nå sine mål. Disse liker lite å svikte andre og møte aggresjon.I en konflikt kan disse menneskene trekke seg tilbake, gi etter for å behage andre, ignorere problemer, la problemene ulme under overflaten og unngå spenninger.
• er mennesker som primært drives av rettferdighet, rasjonelle beslutninger og nøyaktighet, og kan være behersket, analytisk og bestemt for å nå sine mål. Disse liker lite sterke følelsesutbrudd og det å ta feil.I en konflikt kan disse menneskene vise en defensiv holdning, bruke passiv-aggressiv taktikk, bli i overkant kritisk, isolere seg og overanalysere situasjonen.

Alle mennesker er en blanding av disse gruppene, men hver enkelt av oss tenderer mer mot én.

Hvis du kjenner atferdstilen til partene i en konflikt, kan det hjelpe deg å forstå hvorfor de reagerer som de gjør og videre respektere forskjellene.

Tips 2: Skille sak fra tolkning og følelser.

Finn ut hva som er den virkelige saken og hva som er tolkning, for en tolkning er sjelden en sannhet.

Vi blir ikke fortvilet eller irritert bare pga av hendelser i seg selv, men ut fra tolkningene vi gjør oss om hendelsen.

Hvordan partene oppfører seg overfor hverandre, avhenger ikke av den andre parten. Den enkelte velger selv, hvordan hen vil oppføre deg.

Tips 3: Endre dårlige tanker og handlinger til noe konstruktivt. Når du blir irritert, kan det være lurt ikke å reagere med en gang, men trekke seg litt unna, trekke pusten dypt og tenke ut en konstruktiv måte å reagere på.

For de fleste av oss er konfliktsituasjoner truende, og vi beskytter oss selv av instinkt. Vi kan reagere så raskt at vi ikke engang tenker over det vi gjør.

Ethvert ord som blir sagt, enhver reaksjon som kommer til syne, og enhver handling som blir utført, ligger det følelser bak.

Når ord ikke kan sies, kan en følelse bli til atferd. Følelser knyttet til destruktiv reaksjon er ofte sinne eller angst. Noen reagerer sterkere med følelser enn andre.

Det å stoppe opp, roe deg ned og tenke over hvordan du bør reagere før du handler, kan føre til at du bryter en gryende konflikt.

Tips 4: Bruk en involverende kommunikasjonsstil. Involverende kommunikasjon bygger på antakelsen om at får du mottakeren engasjert i å løse problemer gjennom å aktivisere deres tanker og ideer, så får medarbeidere motivasjon og kraft til å utføre handlingen. (Kilde: Morten Eriksen-Deinoff, 2016)

Det betyr at du involverer partene i en konflikt ved å be om deres meninger, ideer og forslag. Det forutsetter at du er oppriktig interessert i deres mening, har evne til å lytte, er nysgjerrig og åpen når du kommuniserer med dem.

Tips 5: Still åpne spørsmål. Hvis du er bekymret for en kommende handling, så be partene om å tenke over virkningene handlingen deres kan få, ved å stille åpne spørsmål...f.eks. Hvilken betydning har dette for arbeidshverdagen vår? Det kan få den andre til å tenke over sin ide/handling på nytt.

Å unngå større konflikter er ikke alltid like enkelt, men ved å være bevisst på din væremåte og hvordan du snakker, kan du trene opp evnen til å hindre at en uoverensstemmelse blir til en større konflikt. Det krever innsikt om deg selv og menneskene du skal kommunisere med, slik at du kan fremstå med en effektiv atferd og kommunikasjon.

For å gjøre denne jobben enklere, trenger du et verktøy som er enkelt i bruk.

Det finnes flere slike verktøy i markedet, men vi har valgt å bruke verktøyet Everything DiSC® fra Wiley som er et forskningsbasert verktøy egnet for refleksjon, dialog, utvikling og trening. Det er utviklet for å få økt innsikt og forståelse for egen og andres atferd, slik at vi kan utvikle mer effektive relasjoner med hverandre.

I nettkurset "Styrk dine relasjonelle ferdigheter" og utviklingsprogrammet "Velfungerende ledergruppe" bruker vi verktøyet Everything DiSC®, erfaringer, øvelser og forskningsbaserte teorier som gir deg økt kompetanse og selvforståelse, slik at du kan lære deg å håndtere uoverensstemmelser før de utvikler seg til en større konflikt.

NB! Vi har nå et prøvetilbud på utviklingsprogrammet Velfungerende ledergruppe. Ta gjerne kontakt for mer informasjon.